生田中学校 避難所運営会議 Rev 0.40
項目 説明
提案
(200930)
(200902)

2020年度に取り組む課題＝マニュアルの「見える化」(案)

  1. タイムラインで考える「マニュアル」のイメージ化 (200930)
    2. 発災時から数日間、避難所開設から運営までの流れをできる限りひと目で捉えることができるようにイラスト化します。ここではそれぞれの役割を担うチームが同時並行して作業を進める様子が分かるように工夫します。

    どのタイミングで、どんな作業をしていくか時間の経過と伴に進む様子を捉えて記録していきます。（イラストはクリックで拡大）

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    タイムライン
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    記入例
image HTML(basic)

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  1. 情報を共有できるように時系列で壁に貼る（イラストはクリックで拡大）
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お互い他のチームがどの作業をしているのかこの掲示シートを見れが理解できます。どの作業に問題が生じているかも委員長が把握し易いでしょう。

  1. 制約条件を厳しくすればするほど工夫が生まれる
    2. ●シートやフォーム、チェックリスト、作業/手順説明イラストは A4 1枚、または裏表。どうしても収まらなければ A3 にする。
    ●シートやフォーム、チェックリスト、作業/手順説明イラストは極限まで枚数を減らす。


    （参考）仙台市の避難所運営マニュアル、資料集 (201003) 防災戦略の整備状況について【避難所運営マニュアル】　|　 避難所運営マニュアル
  2. 2020年はこのステージに進もう（イラストはクリックで拡大）


    3. image この資料を作ったのは 2015年11月。文字で表現してきた「事前準備解説編」から大きくジャンプし、「見れば分かるシート」をつなげる段階に進みましょう。

  3. 見本が沢山用意されています（イラストはクリックで拡大）


    4. image 川崎市「避難所運営マニュアル（地震災害対策編）」の中で「様式集」「資料集」が参考になります。2015年当時掲載した「仙台市 避難所運営マニュアル」にある「マニュアル シート集」にもお手本になる例が沢山見つかります。
提案
(151123)

２つの提案

1. マニュアルを作成する視点＝「 見える化」

時間を掛けて「班マニュアル」を考えてきたメンバーでなく、発災時にボランティアで応援に回る地域住民の人が「その場で見れば分かる」「使える」マニュアルを作成するという視点で作る。作成の過程でも常にこの視点で作成しているかを見直す。
  • マニュアルの文字制限
    • A4 １枚、できれば表だけ、無理なら両面で収める。

  • 文字サイズ、フォームの統一
    • 項目の表示フォーム、読み易い文字サイズ。A4 1枚に収まらない時は例外を認める？

  • A4 １枚に収める工夫
    • 1) マニュアルに記載がなくても「誰もがやる」内容を省く。
    2) 準備する資材、機材、消耗品、書類、資料リストは「別紙チェックシート」フォームにする。
    3) 文章にすると記述が長くなるものでも、イラストにすれば簡潔明瞭になるもの。または別紙イラスト・テーブル（表）・チェックリストなどに分離する。
    → 見本
参考にしたい「仙台市 危機管理室防災計画課」の避難所運営マニュアル（2015/10月の会議で田中正一さん/第1生田ハイツ自治会が紹介してくれた資料です）

2. 改定がひと目で分かる工夫

履歴（バージョン）管理とフォーム統一　|　見本

私たちの現在の立ち位置

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→ 説明ページ
今私たちの現在の立ち位置は、「(1)事前準備」を考察しながら、「(2)活動編」を作る途上にあります。この過程で「(3)マニュアルシート集」のアイディアをしっかり視野に入れた取り組みが重要です。「分かり易さ」はこの部分に大きく依存するのは間違いありません。

「見える化」を突き詰めて行くとき必要となるスキル。それがマンガ的センスやイラスト化のスキルです。手で描いてもいいし、パソコンを使うなら皆さんが普段使い慣れている Microsoft Word/Excel なら、そのスキルを活かす機能をほぼ同等に持っています。幾分 Excel の方が作り易いかなという程度です。イラストには「ペイント」も役立つでしょう。ここはひとつ得意な人の支援を仰ぎましょう。

「見える化」に取り掛かれる作業段階を迎える前に、これらのスキルを発揮できる方々を募り、プロジェクト チームを編成し、このチームが班を超えた横断的な作業をする、というのが現実的だと考えています。
updated on May 17, 2023/h.Yuji